Konfigurovatelný autopilot

Autopilot je modul, který dokáže automaticky pracovat s objednávkami. Šetří administrátorům spoustu času a zároveň umožňuje flexibilně upravovat či přidávat pravidla automatizace. Na základě splnění nadefinovaných podmínek dokáže spouštět různé akce. Například přepínat objednávky ze stavu Nová do Zpracovává se nebo rozesílat upomínky k neuhrazeným objednávkám. 

Aby si byl uživatel jistý správným nastavením, umožňuje autopilot otestování nastavených parametrů.

➡️ Objednávky > Autopilot

Celý autopilot se skládá z jednotlivých konfigurací a umožňuje dle libosti tyto konfigurace přidávat, upravovat či odebírat. Každá konfigurace se skládá ze tří bloků: spouštěče, podmínky a akce. 

Spouštěč určuje, při jakých událostech se mají podmínky na jednotlivých objednávkách kontrolovat. Pokud jsou podmínky pro objednávku splněny, provedou se pro objednávku definované akce.

Předdefinované šablony

Uživatel může využít již předdefinované šablony, které si může dle potřeby upravit. V sekci „Šablony“ si uživatel zvolí jaká šablona nejvíce odpovídá požadovanému řešení. Je také možné si zvolit prázdnou šablonu. Uživatel má tyto možnosti: 

  • Prázdná šablona - umožňuje vytvořit konfiguraci autopilota od začátku. 
  • Notifikace o zpožděném odeslání - Slouží pro objednávky ve zvoleném stavu, den před předpokládaným datem doručení, bude odeslána notifikace o zpožděném odeslání.
  • Notifikace o čekajícím balíčku - Pro objednávky se zvolenou dopravou a se zvolenými stavy bude v pracovních dnech po 3 dnech od vyřízení odeslána notifikace o čekajícím balíčku. Notifikace jsou odesílány pouze mezi 10:00 - 15:00.
  • Storno nezaplacené objednávky - Objednávka nezaplacená 4 dny od vytvoření bude stornována
  • Notifikace o nezaplacené objednávce - Pro objednávky nezaplacené v pracovní dny déle než 3 dny se zvolenou dopravou bude odeslána zpráva o nezaplacené objednávce.
  • Přidat příznak k objednávce pro určitou skupinu zákazníků - Pro objednávky zákazníků ze zvolené skupiny s objednávkou, která má cenu menší než 5000 ve zvolené měně se přidá vybraný příznak.

Příklad konfigurace

Na obrázku si můžete prohlédnout jednoduchý příklad konfigurace autopilota na stornování nezaplacených objednávek po čtyřech hodinách od vytvoření. Každé dvě hodiny se tato konfigurace spustí a provede stornování objednávek pokud do 4 dnů nejsou zaplacené. 

  1. Spouštěče – Konfigurace z obrázku se bude spouštět každé 2 hodiny. Možnost spouštěče jsou:
    • periodické spouštění
      • každých 20 minut
      • každé 2 hodiny
      • Jednou denně v noci
    • Při změně stavu objednávky - v tomto případě si uživatel zvolí pro jakou kombinaci změny stavu se má konfigurace spustit. Typické situace jsou
      • objednávka se změní ze stavu nová do stavu zpracovává se
      • ze stavu zpracovává se do stavu vyřízena
    • Při vytvoření objednávky
    • Manuální spuštění - autopilot lze spustit přes tlačítko v seznamu autopilotů
  2. Podmínky – Akce z konfigurace z obrázku se spustí pokud, uplynuly 4 dny od vytvoření objednávky a zároveň nedošlo k zaplacení nestornované objednávky, která je ve stavu nová nebo zpracovává se a zároveň způsob platby je Bezpečná online platba nebo PayPal. Seznam podmínek je uveden dále v textu. 
  3. Akce – Události, které se pro každou objednávku, která splnila podmínky, mají stát. V tomto případě je to stornování objednávky.
  4. Dodatečné nastavení (v horní části)
    • Je aktivní – konfigurace se spustí, jen pokud je toto pole vybrané. Pokud si nejste jistí, že konfigurace je nastavená správně, nechte neaktivní.
    • Aplikovat pouze jednou – pokud je aktivováno, tato konfigurace se může pro každou objednávku aplikovat pouze jednou. Akce se provedou maximálně jednou. Pokud pole označené není, akce se mohou provést vícekrát, pokud objednávka bude podmínky stále splňovat.
    • Podrobné logování – provedené akce se zaznamenávají do activity logu. Pokud je tato funkce, výpis se rozšíří o podrobnější informace, které mohou složit k hledání chyb či dlouhodobé optimalizování podmínek.  
  5. Test autopilota – Funkce sloužící k otestování konfigurace autopilota (viz. sekce „Test autopilota“). 

Možnosti podmínek

Ze všech objednávek se vyberou právě ty, které splňují jednu nebo více z těchto vybraných podmínek:

  • Čas
    • Den vytvoření objednávky - je možné zvolit i více dnů
    • Den při aplikování pravidla - je možné zvolit i více dnů
    • Čas od poslední změny stavu - je možné zvolit pracovní dny, dny, hodiny, minuty
    • Čas od předpokládaného doručení objednávky - Slouží pro objednávky, které jsou po datu předpokládaného doručení. Je možné zvolit pracovní dny, dny, hodiny, minuty.
    • Čas od vytvoření objednávky - je možné zvolit pracovní dny, dny, hodiny, minuty
    • Čas od převzetí objednávky - je možné zvolit pracovní dny, dny, hodiny, minuty
    • Čas od vypršení splatnosti objednávky - Slouží pro objednávky, které jsou po datu splatnosti. Je možné zvolit pracovní dny, dny, hodiny, minuty.
    • Čas od vyřízení objednávky - je možné zvolit pracovní dny, dny, hodiny, minuty
    • Denní hodina při aplikování pravidla - umožňuje zadat rozmezí hodin, nebo po/do určitého času
  • Platba, doprava a cena
    • Země doručení - umožňuje zvolit typy doručení
    • Způsob dopravy - umožňuje zvolit typy dopravy
    • Měna objednávky - umožňuje zvolit měny objednávky
    • Cena objednávky - umožňuje zadat přesnou, větší, menší hodnotu objednávky, případně rozmezí hodnot 
    • Způsob platby - umožňuje zvolit typy plateb
  • Příznaky
    • Má příznak - podmiňuje spuštění konfigurace zvoleným příznakem. 
    • Má vyplněné IČO - tato podmínka umožňuje zjištění, zda zákazník vyplnil či nevyplnil IČO
    • Je použita sleva - tato podmínka umožňuje určit zda je či není využita sleva
    • Je ve stavech - podmiňuje aktuální stav objednávky
    • Má vyřízenou poznámku - tato podmínka umožňuje určit zda je či není vyřízena zadaná poznámka
    • Objednávka je převzata - tato podmínka umožňuje určit zda je či není objednávka převzatá
    • Stav zaplacení - podmiňuje spuštění konfigurace vybraným stavem zaplacení
    • Objednávka je stornovaná - tato podmínka umožňuje určit zda je či není vyřízena objednávka strnována
  • Produkty
    • Objednávka má položky skladem - umožňuje podmínit spuštění konfigurace aktuálním stavem skladu. Zda je či není položka objednávky sladem. 
    • Obsahuje produkty z filtru - umožňuje podmínit spuštění konfigurace jen na vybraných produktech
  • Zákazník
    • Zákazník je ve skupině - umožňuje určit, v jaké skupině je zákazník přiřazen
    • Počet objednávek zákazníka - umožňuje zadat přesné, vyšší nebo nižší počet
    • Uživatel má vyplněnou poznámku - poznámka na detailu uživatele

Omezení časových podmínek

  • U časových podmínek typu "Čas od vytvoření/převzetí/vypršení ..." atp. je potřeba si dávat pozor při jejich nastavení. Tyto podmíky se nemohou vyskytovat zanořené uvnitř negovaných skupin! V případě že potřebujete časovou podmínku znegovat, přepněte její operátor z "Déle než" na "Méně než". V případě že by se takováto podmínka vyskytla uvnitř negovaného bloku, nebude se chovat správně a způsobila by Vám potíže.

  • Operátor "Déle než" při filtrování nevezme všechny objednávky které jsou starší než nastavený počet dnů. Např. podmínku "Čas od vytvoření objednávky" s nastavením "děle než 3 dny" splní pouze objednávky starší než 3 dny, ale zároveň mladší než 4 dny. Tedy je tam vždy jednodenní okno. Tato logika slouží k tomu, aby se např. při prvním spuštěním vašeho autopilota nespustili akce pro úplně všechny objednávky které jsou starší než právě 3 dny. Pokud máte velké množství starých objednávek, bez tohoto časového omezení z druhé strany by se vám mohly nedopatřením provést akce pro úplně všechny objednávky starší než 3 dny. Tímto bezpečnostním prvkem se vyvarujete např. neúmyslnému odeslání stovek emailů. Na následujícím obrázku je toto graficky znázorněno: Dejme tomu že dnes je 10.5.2023 a spustí se autopilot se zmiňovanou podmínkou "Čas od vytvoření objednávky je déle než 3 dny". Podmínku splní pouze objednávky mezi daty 6.5.2023 a 7.5.2023.

    Grafické znázornění časového okna

    Pokud jste vytvořili nového autpilota s časovou podmínkou a chcete akce provést i pro objednávky za tímto časovým oknem (Z ukázky na obrázku by to byly objednávky starší než 6.5.2023), musíte požadované akce provést manuálně přes hromadnou úpravu objednávek.

Možnosti akcí

  • Přidat příznak k objednávce 
    • Nedoručitelný email
    • Nedořešená poznámka
    • Duplicitní
    • ... (další možné příznaky)
  • Změnit stav - Změní stav objednávky
    • Možnost neodesílat email: Zabrání odeslání výchozího emailu, který se podle nastavení emailů při změně stavu může odeslat.
  • Odeslat uživatelskou zprávu
    • Odesláno
    • Osobní převzetí
    • Nová cena
    • Nezaplacená objednávka
    • Čeká na potvrzení
    • ... (další možné uživ. zprávy)
  • Odeslat zprávu administrátorovi - stejná možnost jako u uživatelské zprávy, pouze email je odeslán na nastavený email
  • Odeslat systémovou zprávu
    • Vytvoření nové objednávky
    • Změna stavu objednávky
    • Storno objednávky
    • Notifikace o nezaplacené objednávce
    • Notifikace o čekajícím balíčku
    • Notifikace o zpožděném odeslání
    • Objednávka zaplacena
  • Stornovat objednávku
    • Možnost neodesílat email: Zabrání odeslání výchozího emailu, který se podle nastavení emailů při stornu může odeslat.
  • Neodesílat výchozí email - Má využítí pouze jen když autopilot byl spuštěn se spouštěčem "Při vytvoření objednávky". V tom případě se zabrání odeslání výchozího systémového emailu.

Další příklady použití

  • Poslat upozornění na nezaplacenou objednávku,
  • přesunutí B2B objednávky do vlastního stavu,
  • přidání příznaku k objednávce, jejíž cena je větší než nějaká hodnota,
  • pro konkrétní skupinu uživatelů odesílat extra email při vytvoření objednávky,
  • pokud objednávka obsahuje specifikované produkty, tak se přidá k objednávce příznak,
  • pokud má objednávka produkty skladem, změnit stav,
  • zrušit objednávku pokud několik dní nezměnila stav
  • a mnoho dalších.

Seznam konfigurací

Všechny už vytvořené konfigurace autopilota pro objednávky najdete v záložce ➡️ Objednávky > Autopilot.

Test autopilota

Aby se předešlo chybám při nastavení autopilota, je zde možnost spustit nezávazně konfiguraci na objednávkách bez provedení akcí a podívat se, co by se změnilo.

Po stisknutí tlačítka „Otestovat autopilot“ se otevře pole na výběr objednávek.

Lze vybrat objednávky, na kterých bude konfigurace otestována.

Pokud pole na výběr objednávek zůstane prázdný, test se spustí nad všemi objednávkami.

Po výběru se otevře okno s výstupem provedených akcí na objednávkách, které splnily podmínky.

Omezení maximálního počtu objednávek

Při jednom spuštění autopilota je maximální počet objednávek, které splnily podmínky, omezen na 200. Pokud počet objednávek přesáhne tento limit, akce se neprovedou. Toto omezení je nastaveno z bezpečnostních důvodů, aby se při chybné konfiguraci nezpůsobila nežádoucí hromadná akce.

Pokud je autopilot spuštěn manuálně, pomocí tlačítka ze seznamu, omezení neplatí.

Optimalizace autopilota

E-shop může obsahovat velké množství objednávek. Proto, pokud nejsou správně nastaveny podmínky, může být spuštění autopilota pomalé.

Po spuštění konfigurace se filtrují objednávky a vyberou se ty, které splňují všechny nastavené podmínky. Filtrování se provádí ve dvou fázích. První fáze je „rychlá“ a druhá fáze je „pomalejší“, proto je cílem, aby co největší množství objednávek bylo vyfiltrováno již v první fázi a pro druhou fázi nezbylo tolik objednávek k filtrování.

Blok podmínek konfigurace reprezentuje strom jednotlivých podmínek, které objednávka musí splňovat. Na následujícím obrázku je strom, který se skládá z šesti podmínek. 

Rychlá fáze (první) využije podmínky, které jsou v první úrovni stromu (zeleně označené)

Pomalá fáze (druhá) zkontroluje všechny podmínky (zelené i červené)

Počet objednávek, které vybrala první a druhá fáze lze vidět ve statistikách testu, jehož ukázkový výsledek je na obrázku níže.

  • Vybráno objektů – počet objednávek vyfiltrovaných v první fázi
  • Počet objektů které splnily podmínky – počet vyfiltrovaných objednávek v druhé fázi

Jak je vidět se statistik, nastavení podmínek není optimální. V první fázi bylo vybráno příliš velké množství objednávek; existuje mnoho objednávek, které jsou B2B a mají způsob platby hotově nebo dobírkou. Bylo by vhodné přidat další podmínku do první úrovně.

V tomto případě by to šlo vylepšit přidáním podmínky na stav objednávky, protože dává smysl, aby se kontrolovaly jen objednávky, které nebyly ještě zpracované.

Po přidání podmínky na stav do první úrovně se v první fázi vyfiltrovalo mnohem více objednávek a vyhodnocení této konfigurace autopilota je mnohem rychlejší.

Tipy a triky

  • Nastavte konfiguraci jako „aktivní“, jen pokud si jste jistí, že funguje správně.
  • Pokud je možnost nastavit spouštěč „Při vytvoření objednávky“ namísto „periodického spuštění“, udělejte to. Konfigurace se spustí pouze pro konkrétní objednávku a nebudou se muset filtrovat všechny objednávky.
  • Pokud konfigurace obsahuje podmínky týkající se aktuálního času/dne, dejte si pozor na výsledek testování.