Balíkobot
Chcete-li odesílat zásilky prostřednictvím více dopravců, je třeba vkládat informace do odděleného systému každého dopravce a objednávat svoz zásilek u každého dopravce zvlášť. To ale odpadá při použití služby Balíkobot, prostřednictvím které wpjshop komunikuje se všemi dopravci jednotně, automaticky a dostává zpět informace o zásilkách, které předává vašim zákazníkům. Ušetří vám tak velké množství času stráveného u expedice zásilek.
Registrace
Registrovat do systému Balíkobot se můžete na adrese www.balikobot.cz v pravém horním rohu přes tlačítko „Registrovat“.
V registračním formuláři do kolonky Název shopového řešení vyplňte „wpjshop“. Po vyplnění registračních formulářů postupujte dle pokynů, které následně obdržíte na vámi vyplněnou e-mailovou adresu. Balíkobot se s vámi domluví na tom, jaké dopravce budete využívat, vytvoří vám cenovou nabídku a podepíšete smlouvu.
Nastavení přístupových údajů
➡️ Nastavení > Nastavení e-shopu > Globální nastavení - záložka Balíkobot
Pro připojení do systému Balíkobot je nutné vyplnit v nastavení e-shopu přístupové údaje. Ve svém účtu v Balíkobotu můžete mít více svozových míst a proto můžete více míst založit i v administraci e-shopu a údaje vyplnit pro všechna z nich. Název můžete zvolit libovolný, zbylé dva údaje naleznete po přihlášení na stránce https://client.balikobot.cz/ na ➡️ Nástěnka > Profil expedičního místa.
Je potřeba provést nastavení a odeslání první testovací objednávky z e-shopu za použití testovacích hodnot. Teprve poté vám Balíkobot povolí vámi nastavené dopravy používat v ostrých hodnotách – zásilky odeslané s ostrými hodnotami už přechází do systému dopravců.
Spárování s dopravami e-shopu
➡️ Nastavení > Nastavení e-shopu > Globální nastavení - záložka Balíkobot
Dopravy na e-shopu je potřeba spárovat s dopravami v systému Balíkobot. Jednotliví dopravci mají různé typy služeb, takže je potřeba nejprve ke každé dopravě nastavit dopravce a toto nastavení uložit pomocí „OK“. Následně je možné vybrat typ přepravy u každého dopravce.
💡 Používáte již ostré připojení k Balíkobotu a výběr typu dopravy je prázdný? Balíkobot vám ještě dopravce v ostrém režimu neaktivoval. Standardně je tedy třeba přepnout na testovací údaje k Balíkobotu (pak se vám již typ přepravy ukáže), odeslat testovací balík a Balíkobot vám pak dopravce povolí i pro ostrém režimu.
Zpracování objednávek pomocí Balíkobota
➡️ Objednávky > Balíkobot
Zásilky, které chceme odeslat, můžeme zvolit vybráním stavu, ve kterém se objednávky nachází (typicky „Zpracovává se“ nebo „K expedici“) a stiskem tlačítka „Pokračovat na seznam objednávek“.
Ve vygenerovaném seznamu objednávek můžete případně upravit hmotnost jednotlivých balíků, pokud se vymyká vaší průměrné hmotnosti zásilek. Pokud máte u jednotlivých produktů vyplněnou hmotnost, hmotnost zásilky se vypočte jako součet hmotností všech produktů v objednávce. Případně máte v tuto chvíli možnost zrušit zaškrtnutí checkboxů pro zásilky, které momentálně ještě nechcete odesílat. Pod seznamem objednávek stiskněte tlačítko „Nahrát do Balíkobota“, tím dojde k nahrání dat o balíkách do systému Balíkobot.
Balíkobot provádí při odesílání provádí kontrolu správnosti adres. Na následujícím obrázku je vidět, co se stane v případě chyby. K této chybě (chybějící PSČ) by standardně nemělo dojít, protože na ni upozorňujeme zákazníka v průběhu objednávky v košíku, ale pokud by objednávku vytvářel například administrátor ručně na základě telefonické objednávky, takové pochybení by se objevit mohlo.
Pokud chcete chybu opravit, můžete v levém sloupci kliknutím na kód objednávky otevřít konkrétní objednávku a chybu opravit. Následně kliknete na tlačítko „Znovu nahrát” – proběhne další pokus o nahrání objednávek do systému Balíkobot.
Pokud vše proběhne, byla data o zásilkách úspěšně nahrána do Balíkobota.
V tabulce s dopravci nám nyní přibyly počty balíků. Pomocí tlačítka „Seznam balíků“ si můžete zobrazit objednávky odeslané přes konkrétního dopravce.
Následně vytiskněte štítky pro balíky – používáte-li tiskárnu A4, zvolte počáteční pozici štítku pro tisk. Tento úkol odpadá, jste-li vybaveni speciální tiskárnou na štítky navinuté na kotouči, např. Zebra.
Než přijede dopravce, je třeba balíky potvrdit a odeslat data dopravcům. To provedete stisknutím tlačítka „Odeslat svoz“. Tím dopravce obdrží data o balíčcích, zároveň se změní stavy objednávek a při tom se odešle zákazníkům e-mail o expedici zásilky, který typicky obsahuje odkaz na sledování nebo alespoň číslo zásilky – vizte Zprávy uživatelům.
💡Máte-li v nabídce velké množství doprav a pouze jednotky balíčků u každé z nich, můžete pro urychlení využít tlačítko Odeslat všechny svozy. Nedoporučujeme tlačítko používat v případě velkého množství zásilek.
Další tipy
💡Balíkobot doporučuje odesílat svoz alespoň pár minut předtím, než dojede do skladu e-shopu řidič od dopravce. Je žádoucí, aby v momentě načítání balíčků řidičem byla již data zavedena v systému dopravce. Po uzavření dávky může trvat i pár minut, než se data dostanou k dopravci.
💡 V ➡️ Nastavení > Nastavení e-shopu > záložka Balíkobot existuje volba „Nastavit k balíku dobírku, kdykoli má objednávka nedoplatek“. Pokud má odesílaná objednávka zvolen způsob platby „Převodem" nebo „Online platba" a není v e-shopu plně uhrazena (např. není uhrazen nějaký doplatek nebo není uhrazena vůbec), tak se při odesílání objednávky do Balíkobota automaticky nastaví dobírka ve výši neuhrazené částky. Děje se tak kvůli tomu, aby nedošlo k odeslání neuhrazené objednávky.
💡 V ➡️ Nastavení > Nastavení e-shopu najdete volbu Zapnout automatické načítání stavu doručení. Je-li aktivní a poskytuje-li dopravce tu to informaci, po doručení zásilky se do historie objednávky zapíše tato informace. Změna stavu objednávky po převzetí se využívá ve výjimečných případech.
Zprávy uživatelům
➡️ Nastavení > E-maily
V záložce „Zprávy uživatelům“ si můžete vytvořit zprávu, která se odesílá zákazníkům e‑mailem při odeslání balíku. Vytvoříme si tedy jednotlivé zprávy a přiřadíme je k jednotlivým dopravám v párování doprav Balíkobotu ➡️ Nastavení > Nastavení e-shopu > záložka Balíkobot, sloupeček „Zpráva uživatelům“.
Více informací o tom, jak zprávy vytvořit, si můžete přečíst v článku Zprávy uživatelům. Do Zpráv uživatelům, které se vztahují k Balíkobotu, můžete navíc využít zástupné symboly, například:
- {BALIK_ID} – identifikační číslo balíku od dopravce – získává se automaticky z Balíkobota
- {VAHA} – hmotnost balíku
- {CENA} – cena balíku (dobírka)